مال واعمال

نماذج خطابات ادارية مميزة .. شروط كتابة خطاب اداري

تعد قوالب الخطابات الإدارية من أهم الأشكال لعالم المال والأعمال ، خاصة وأن تلك النماذج تستخدم بشكل أساسي في تبادل المعلومات والإخطارات ضمن مختلف أنواع وتخصصات مؤسسات ومنشآت العمل والأنشطة التي تتبعها ، من دورة؛ يتطلب كل نشاط أو حدث أو علاقة إدارية داخل المنظمة شكلاً مختلفًا من الرسائل الإدارية ، وفي هذا الصدد ستتضمن الفقرات التالية شرحًا لماهية هذه الرسائل وبعض النماذج المناسبة لاستخدامها لهذا الغرض أيضًا.

نماذج الخطابات الإدارية

يمكننا تحديد الرسالة الإدارية على أنها الرسائل التي يتم تبادلها رسميًا داخل المنشأة ؛ كما يتم تبادلها بين الموظفين وبين بعضهم البعض وبين الموظفين والمديرين أيضًا ، أو مع الشخص الاعتباري الذي يمثله القسم الإداري بشكل عام أيضًا داخل المؤسسات ، وما سبق ؛ كانت الرسائل الإدارية فقط بتنسيق الورق القياسي. بينما ترك الطابع الإلكتروني لمسة خاصة عليه أيضًا ، والآن يعتمد على البريد الإلكتروني في توصيل الرسائل والخطابات الإدارية للموظفين والمديرين ، وهناك العديد من أشكال تنسيق الخطابات الإدارية التي يمكن الاعتماد عليها في هذا ، ويمكن الحصول عليها في ملف Word بتنسيق doc “من هنا” أو بتنسيق PDF “من هنا”

أنواع الخطابات الإدارية

نظرا لتعدد الأنشطة والأغراض الخاصة بإرسال الرسائل والرسائل الإدارية داخل الشركات المختلفة ؛ وأشار خبراء في مجال العلاقات العامة في مؤسسات العمل المختلفة إلى وجود أكثر من نوع واحد من الخطابات الإدارية والتي تتنوع بين الرسائل والتقارير والمذكرات أيضًا. ابدأ في التحضير والإرسال إلى المعني بهذا الخطاب ، وأنواع هذه الرسائل كالتالي:

رسالة إدارية عامة

الرسالة الإدارية هي التي يتم إعدادها وإرسالها بهدف تعزيز العلاقات بين الإدارات المختلفة داخل منظمة العمل ، حيث تتضمن هذه الرسائل بعض القرارات والمعلومات التي يجب على جميع أعضاء المنظمة في الإدارات المختلفة معرفتها مع وبالطبع ؛ يختلف محتوى الرسالة باختلاف الجهة التي يتم إرسالها إليها ؛ حيث أن إرسال رسالة إدارية إلى الموظف يختلف عن الرسالة المرسلة إلى المدير العام أو رؤساء الأقسام ، كما يختلف أيضًا عن الرسائل التي يتم إرسالها إلى قسم أو مجموعة من الموظفين أو العاملين داخل المنظمة في وقت واحد.

ملاحظات إدارية

تجد الملاحظات الإدارية درجة كبيرة من الاهتمام والاستخدام داخل المؤسسات التجارية ؛ ويختلف عن الخطاب الإداري في أنه صغير الحجم. حيث لا يتعدى حجم الصفحة في أغلب الأحيان أكثر من صفحة واحدة بالنسبة لمحتوى المذكرة الإدارية ؛ يرتبط إلى حد كبير بالمهام اليومية للعمل ، بما في ذلك إعطاء أحد الموظفين أو رؤساء الأقسام مجموعة من المهام التي يجب تنفيذها أو إرسال مذكرة من أجل التذكير ببعض الأحداث المهمة داخل المنظمة مثل مواعيد الاجتماعات وغيرها.

تقارير الإدارة

تعد التقارير الإدارية من أهم أشكال الخطابات الإدارية داخل مؤسسات العمل العامة والخاصة ، وهي في الواقع تدور حول موضوع أو حدث واحد فقط ؛ حيث من الضروري معرفة طريقة كتابة تقرير إداري بحيث يتم عرض أهم التفاصيل والمعلومات المتعلقة بهذا الموضوع أو الحدث وبيان الإيجابيات والسلبيات. يذكر أن رؤساء الإدارات والمديرين يعتمدون دائمًا على التقارير التي يتلقونها من الموظفين والمرؤوسين داخل المنظمة من أجل اتخاذ القرار النهائي والصحيح بشأن موضوع أو قضية. ما يتعلق بسير العمل داخل المؤسسة.

نماذج الخطابات الإدارية

إعداد الخطابات الإدارية بالطبع يختلف محتواها حسب الغرض الذي أعدت من أجله ، ولكن هناك أجزاء محددة لا يمكن التغاضي عنها أو إهمالها ضمن الرسالة الإدارية حتى يتم اعتمادها فعليًا ورسمية داخل منظمة العمل ، وأمثلة من نماذج وخطابات الخطابات الإدارية التي يمكن عرضها للمساعدة في فهم الشكل الأساسي لهذه النماذج هو ما يلي: النموذج 1: عنوان الخطاب: طلب الحصول على ملف إداري للشركة ، صدر في تاريخ / … ………… .. شركة …………… .. .. لرئيس القسم / ……… .. تحياتي .. وبعد أن أطلب منك مساعدتي في الحصول على الملف الإداري (الرقم المرجعي ……. .) نظرا لاعتماد المهام الموكلة إلي في العمل على المعلومات الواردة في هذا الملف ، مع تعهد بإعادة هذا الملف مرة أخرى عند الانتهاء من استخدامه بصدق. اسم الموظف ………… التوقيع ……………. النموذج الثاني: شركة ………. حررت بتاريخ:… ../ ……. / ……… الى مدير عام المؤسسة …… موضوع الرسالة: تأجيل موعد الاجتماع الشهري. أقدم لكم من خلال هذه الرسالة طلب الموافقة على تأجيل موعد الاجتماع الشهري المقرر عقده حتى الآن في … الموافق ……. بالنظر إلى الأسباب التالية / (………………………..) مع إرسال الموعد الجديد للاجتماع للموافقة عليه وإبلاغه لجميع الموظفين ، ولكم الاحترام والتقدير الكاملين. اسم المرسل (مشرف الاجتماع) / ……………… الموظف بالقسم ……… .. التوقيع ……… .. يتم ارسال نسخة من قرار تأجيل موعد الاجتماع الى كل من: (الإدارة العامة ، رئيس لجنة الاجتماعات ، الموظفون المعنيون بالحضور). النموذج الثالث: بتاريخ / ………… في شركة ……… .. الى رئيس قسم شؤون الموظفين / ……………… موضوع الرسالة: طلب اجازة مرضية برجاء الموافقة على منحي إجازة مرضية اعتبارًا من ……… وحتى ……… لتوجيه تقاريري الطبية التي تتطلب راحة خلال الفترة الزمنية المذكورة أعلاه ، تفضلوا بقبول فائق الاحترام. اسم الموظف …………… .. توقيع ………… .. (مرفق بالتقارير الطبية الرسمية التي تؤكد حاجة الموظف لإجازة مرضية).

شروط كتابة خطاب إداري

هناك مجموعة من الشروط التي يجب الالتزام بها أثناء كتابة الرسائل الإدارية بجميع أنواعها. أن تكون رسميًا ووسيمًا حقًا ، وهو:

  • الاعتماد على لغة حوار سهلة وواضحة وبليغة تعتمد على مفردات اللغة المناسبة وبعيدًا عن المفردات العامية حتى يتمكن متلقي الرسالة من فهم محتواها والغرض المقصود منها بسهولة.
  • يجب أن تكون جميع المعلومات المسجلة في الخطاب صحيحة وموثقة ومعتمدة حتى يكون لدى المرسل إليه فرصة كافية لقبول أو رفض محتوى الرسالة.
  • من المهم أن تكون تعبيرات الرسالة موجزة وبليغة بحيث تخدم الغرض المقصود من إرسالها سواء كان طلبًا أو شكوى أو غير ذلك ، وأن تكون خالية من أي تفاصيل إضافية غير مفيدة.
  • من الضروري تحديد تاريخ إرسال الخطاب الإداري واسم المرسل إليه والمحتوى وكذلك اسم وتوقيع المرسل وإرفاق أي مستندات مطلوبة إن وجدت.

مواصفات الخطابات الإدارية

هناك مجموعة من المواصفات المهمة التي يمكن من خلالها التمييز بين أن هذا الحرف أو هذا الخطاب هو خطاب إداري رسمي ومعتمد ، ومن أهم هذه المواصفات ما يلي:

  • يجب أن يحتوي الرأس على العنوان الأساسي الخاص لإرسال هذه الرسالة ، مثل طلب ملف إداري وطلب تأخير الاجتماع والمزيد.
  • شرح كامل لتاريخ إرسال هذه الرسالة متضمنًا اسم المؤسسة.
  • اظهار اسم الشخص المراد ارسال الرساله سواء كان شخص عادي او اعتباري.
  • اكتب تحية تمهيدية أو مجرد كلمة (بعد التحية).
  • اشرح عنوان الرسالة ومحتوى الرسالة بعبارات بليغة.
  • تحية ختامية قصيرة.
  • توضيح اسم المرسل وتوقيعه.
  • انتبه إلى نوع الورق المستخدم في كتابة الرسالة.
  • استخدم خطًا واضحًا بحجم مناسب ، وتجنب الخطوط التي تحتوي على رموز أو أشكال غير واضحة.
  • يجب أن تعتمد على استخدام علامات الترقيم ، وكذلك الاهتمام بترك مسافات كافية بين فقرات الحرف.
  • انتبه إلى تنسيق ورق الخطابات وتنسيق الهوامش والرؤوس الخارجية.

وأخيرًا ، في نهاية هذا المقال ؛ قدمنا ​​نماذج رسائل إدارية مميزة وتناولنا توضيح شروط كتابة الخطاب الإداري وأهم المواصفات والخصائص التي يجب اتباعها من أجل إنشاء خطابات وخطابات رسمية يمكن الاعتماد عليها في إرسال تلك الرسائل بين أفراد المؤسسة التجارية.

السابق
كم تبعد ازمير عن اسطنبول باستخدام وسائل النقل المختلفة
التالي
لماذا سمي بئر الدمام رقم 7 بهذا الاسم